Auditor Henry van Riet (Foto: Els van den Hoek)
Auditoren zijn gewend om fysiek te auditen en dus veel onderweg te zijn. Door het coronavirus is dit momenteel niet mogelijk en worden audits indien toegestaan door de schema-eigenaar op afstand uitgevoerd. Henry van Riet, auditor van het schema MPS-ABC bij MPS-ECAS, vertelt over het auditen op afstand. Zijn zachte G verraadt dat hij uit Brabant komt: hij woont in Vessem, dicht bij de grens met België. In totaal heeft hij nu circa dertig MPS-ABC audits op afstand uitgevoerd. Wat vinden klanten van het auditen op afstand en hoe is het voor een auditor die gewend is continu op pad te zijn?
Naast MPS-ABC, voert MPS-ECAS ook audits op afstand uit voor MPS-Florimark GTP, MPS-Florimark TraceCert, MPS-Quality, MPS-Socially Qualified en MPS-Waterzuivering. Door de benchmark met GLOBALG.A.P. wordt voor MPS-GAP momenteel een risicobeoordeling uitgevoerd op basis waarvan het certificaat met een aantal maanden verlengd kan worden.
Kun je eerst wat meer vertellen over je achtergrond?
“Tuinbouw zit in mijn bloed. Mijn ouders hadden een anjerkwekerij en ik heb zelf de middelbare tuinbouwschool gedaan. Daarna heb ik een potplantenkwekerij gehad met mijn vrouw en drie jaar lang een tomatenkwekerij. Ik vind het onwijs leuk om nu auditor te zijn. Ik kom bij verschillende bedrijven en ieder bedrijf is anders. Je komt er ook achter dat iedereen een andere manier van werken heeft. Het is afwisselend en leerzaam werk; ik leer veel van de bedrijven die ik bezoek.”
Henry van Riet, auditor bij MPS-ECAS, bezig met het uitvoeren van een MPS-ABC audit op afstand.
Hoe werkt het auditen op afstand?
“Ik bel een kweker op om een afspraak te maken voor de audit op afstand. Ik spreek een datum en tijd af en ik leg uit hoe een audit op afstand werkt. Ik merk dat als ik van tevoren vertel hoe een audit op afstand werkt, mensen zich minder zorgen maken. Vrijwel iedereen gaat akkoord met een audit op afstand. Eén klant die ik belde voor een afspraak had geen smartphone, toen heb ik besloten de audit uit te stellen tot het weer mogelijk is om fysiek langs te gaan. Na het telefoongesprek stuur ik een bevestiging waarin ik nogmaals alles samenvat, hierin leg ik ook uit welke informatie de kweker klaar moet hebben liggen op de dag van de audit.”
“Op de dag van de audit bel ik de kweker. We hebben eerst een introductiegesprek waarin ik nogmaals vertel hoe de audit op afstand werkt. Ik vertel ook wat meer over mijn achtergrond, want ik merk dat er toch wat spanning wegvalt wanneer ik vertel dat ik uit de sector kom. Vervolgens check ik of de kweker de gevraagde documenten paraat heeft. Daarna doen we een videogesprek waarin we een ronde over het bedrijf doen en waarin we de documenten doorlopen. Samen met de kweker bekijk ik ook via videobellen de voorraad, de kweker is hierbij bij wijze van spreken mijn ogen. Mocht dit niet goed werken, kunnen klanten ook een foto sturen. Ten slotte heb ik het eindgesprek en schrijf ik het verslag. Het gesprek duurt in totaal ongeveer een uur tot anderhalf uur.”
Wat vinden klanten van het auditen op afstand?
“Vrijwel alle klanten begrijpen gelukkig dat er wordt gekozen voor auditen op afstand. Veel kwekers bevinden zich in een moeilijke situatie door het coronavirus; ik vind het belangrijk hiervoor begrip te tonen. Ik probeer me zo flexibel mogelijk op te stellen. Tot nu toe heb ik de indruk dat de meeste klanten het als een goede ervaring beschouwen. We zorgen er tenslotte ook voor dat ze gecertificeerd blijven, zodat kwekers ook hun certificaat hebben als de handel weer aantrekt.”
Ik vind het belangrijk begrip te tonen voor de situatie
Je hebt nu ongeveer dertig audits op afstand uitgevoerd. Hoe ervaar jij het auditen op afstand?
“Ik ervaar het auditen op afstand als prettig, maar ik mis het bezoeken van de kwekerijen heel erg. Normaal gesproken ben ik het merendeel van mijn tijd onderweg, dus het is raar om de audit ineens vanuit huis uit te voeren. Natuurlijk mis ik de files niet! Het auditen op afstand is af en toe ook lastig omdat de verbinding soms slecht is. Ik mis ook de indruk die ik krijg van een bedrijf wanneer ik fysiek op bezoek ben.”
Hoe ga je hiermee om?
“Bij een fysieke audit rij ik vaak eerst een keertje langs om een indruk te krijgen van de kwekerij en ik scan de omgeving wanneer ik de eerste stap binnen zet. Dat kan bij een audit op afstand niet. Ik probeer dit op te lossen door street view van Google Maps te gebruiken. Dan rij ik dus eigenlijk digitaal langs en krijg ik alsnog een indruk van hoe het bedrijf er in het echt uitziet. Daarnaast bezoek ik ook altijd, indien aanwezig, de website van het bedrijf. Nu ik een tijdje bezig ben om op deze manier te auditen, begin ik er vertrouwd mee te raken. Maar natuurlijk heb ik wel weer zin om de wei in te gaan!”
