Auditor Henry van Riet (Bildnachweis: Els van den Hoek)
Auditoren sind es gewohnt, Audits vor Ort durchzuführen und daher viel unterwegs zu sein. Aufgrund des Coronavirus ist dies derzeit nicht möglich. Deshalb werden Audits, sofern zulässig, vom Systeminhaber aus der Ferne durchgeführt. Ich sprach mit unserem MPS-ABC-Auditor Henry van Riet über Remote-Audits. Er ist seit einem Jahr bei MPS-ECAS tätig und kommt aus Brabant: Er wohnt in Vessem nahe der belgischen Grenze. Bisher hat er insgesamt rund dreißig MPS-ABC-Audits aus der Ferne durchgeführt. Was halten die Kunden von den Remote-Audits und wie ist die neue Situation für einen Auditor, der es gewohnt ist, immer unterwegs zu sein?
MPS-ECAS führt nicht nur Remote-Audits für MPS-ABC, sondern auch für MPS-GTP, MPS-TraceCert, MPS-Q und MPS-SQ durch. Durch das Benchmarking mit GLOBALG.A.P. wird für MPS-GAP derzeit eine Risikobewertung durchgeführt, anhand derer das Zertifikat um einige Monate verlängert werden kann.
Können Sie uns zuerst etwas mehr über Ihren Hintergrund erzählen?
„Der Gartenbau liegt mir im Blut. Meine Eltern hatten eine Nelkenproduktion und ich besuchte eine Gartenbaufachschule. Danach führte ich mit meiner Frau einen Topfpflanzenbetrieb und drei Jahre lang einen Tomatenanbaubetrieb. Es gefällt mir sehr gut, jetzt Auditor zu sein. Ich besuche verschiedene Betriebe und jeder Betrieb ist anders. Man stellt auch fest, dass jeder eine andere Arbeitsweise hat. Es ist eine abwechslungsreiche und lehrreiche Arbeit; ich lerne viel von den Betrieben, die ich besuche.“
Henry van Riet, Auditor bei MPS-ECAS, führt ein Remote-MPS-ABC-Audit durch.
Wie funktioniert ein Remote-Audit?
„Ich rufe einen Gärtner an, um einen Termin für ein Remote-Audit zu vereinbaren. Wir vereinbaren ein Datum und eine Uhrzeit und ich erkläre, wie das Remote-Audit funktioniert. Ich merke, dass sich die Leute weniger Sorgen machen, wenn ich im Voraus erkläre, wie ein Remote-Audit funktioniert. Nahezu alle stimmen dem Remote-Audit zu. Ein einziger Kunde, mit dem ich telefonisch einen Termin vereinbaren wollte, hatte kein Smartphone, also habe ich beschlossen, das Audit aufzuschieben, bis es wieder möglich ist, ihm einen Besuch abzustatten. Nach dem Telefongespräch übermittle ich eine Bestätigung, in der ich nochmals alles zusammenfasse. Darin erkläre ich auch, welche Informationen der Gärtner am Tag des Audits vorbereitet haben muss.“
„Am Tag des Audits rufe ich den Gärtner an. Zuerst führen wir ein Einführungsgespräch, in dem ich nochmals erkläre, wie das Remote-Audit funktioniert. Ich erzähle auch etwas mehr über meinen Hintergrund, denn ich merke, dass die Anspannung etwas abnimmt, wenn ich erzähle, dass ich aus dem Sektor komme. Danach prüfe ich, ob der Gärtner die erforderlichen Unterlagen zur Hand hat. Anschließend machen wir über Videotelefonie einen Rundgang durch den Betrieb und gehen die Unterlagen durch. Gemeinsam mit dem Gärtner sehe ich mir über Video auch den Vorrat an, der Gärtner dient dabei sozusagen als meine Augen. Sollte dies nicht gut klappen, können die Kunden auch ein Foto schicken. Zu guter Letzt führe ich das Abschlussgespräch und schreibe meinen Bericht. Das Gespräch dauert insgesamt rund eine Stunde bis anderthalb Stunden.“
Was halten die Kunden von den Remote-Audits?
„Nahezu alle Kunden verstehen zum Glück, dass wir derzeit Remote-Audits durchführen müssen. Viele Gärtner befinden sich aufgrund des Coronavirus in einer schwierigen Situation; mir ist wichtig, Verständnis dafür zu zeigen. Ich versuche, möglichst flexibel zu sein. Bisher habe ich den Eindruck, dass die meisten Kunden es als positive Erfahrung betrachten. Wir sorgen schließlich auch dafür, dass sie zertifiziert bleiben, sodass sie ihr Zertifikat auch noch haben, wenn der Handel wieder weitergeht.“
Ich denke, es ist wichtig, Verständnis für die Situation zu zeigen
Sie haben nun rund dreißig Remote-Audits durchgeführt. Wie erleben Sie diese Audits aus der Ferne?
„Für mich sind die Remote-Audits durchaus angenehm, aber ich vermisse die Besuche bei den Gärtnern sehr. Normalerweise bin ich die meiste Zeit unterwegs, deshalb ist es nun doch merkwürdig, die Audits plötzlich von zu Hause aus durchzuführen. Die Staus vermisse ich natürlich nicht! Gelegentlich gibt es auch Schwierigkeiten bei den Remote-Audits, weil die Verbindung manchmal schlecht ist. Mir fehlt auch der Eindruck, den ich mir von einem Betrieb mache, wenn ich tatsächlich auf Besuch bin.“
Wie gehen Sie damit um?
„Wenn ich ein Audit vor Ort abhalte, fahre ich oft erst einmal vorbei, um einen Eindruck von der Gärtnerei zu bekommen, und ich sehe mir die Umgebung an, bevor ich hineingehe. Das kann ich bei einem Remote-Audit nicht machen. Ich versuche, dies mit Street View von Google Maps zu lösen. Damit fahre ich sozusagen digital vorbei und bekomme doch noch einen Eindruck davon, wie der Betrieb wirklich aussieht. Daneben sehe ich mir auch immer die Website des Betriebs an, sofern es eine gibt. Nun führe ich diese Audits schon eine Zeit lang durch und werde langsam mit dieser Arbeitsweise vertraut. Aber natürlich freue ich mich schon auf die richtigen Besuche!“
Vor über 30 Jahren begann mein Weg bei MPS mit einer Stellenanzeige in der Zeitung. Nach der Geburt meiner Tochter war ich wieder auf der Suche nach einer Arbeit und kam in die Abteilung für Dateneingabe. Damals wurden alle Daten noch manuell von Papierformularen eingegeben. Seitdem habe ich miterlebt, wie die Organisation gewachsen ist und sich verändert hat, und habe mich selbst mit ihr weiterentwickelt.Heute arbeite ich in der Abteilung Service & Support. Kein Tag ist wie der andere: Mal helfe ich einem Kunden bei Fragen zur Datenerfassung, mal denke ich bei Anforderungen der Versteigerung oder der UO mit. Gerade diese Abwechslung und der persönliche Kontakt mit Kunden machen meine Arbeit jeden Tag aufs Neue interessant.
2008 kam ich über eine Zeitarbeitsfirma als Sekretärin zu MPS. Danach war ich in verschiedenen Funktionen bei MPS und MPS-ECAS tätig, unter anderem im Serviceteam und als Planerin. 2018 verließ ich die Organisation für einige Zeit, kehrte aber 2023 als Backoffice-Mitarbeiterin zu MPS-ECAS zurück. Das Team ist einfach zu nett und die Welt des Zierpflanzenbaus so innovativ, dass es mich immer wieder dorthin zog. Kurz darauf begann ich bei MPS als Koordinatorin Niederlande.Keine Woche ist wie die andere. Montag ist mein fester Bürotag. Dann finden die meisten Besprechungen statt und wir starten gemeinsam in die Woche. Dienstags plane ich häufig Besuche ein, die etwas weiter entfernt sind. Dann bin ich den ganzen Tag unterwegs, um Zierpflanzenbaubetriebe und Handelsunternehmen zu unterstützen und zu beraten. Mittwochs und donnerstags arbeite ich von zu Hause aus oder habe Termine in der näheren Umgebung. Dann beschäftige ich mich mit E-Mails, Telefongesprächen, Akquise und anderen Aufgaben. Außerdem besuche ich regelmäßig Messen, betreue den MPS-Stand oder nehme an Veranstaltungen und Besprechungen teil. Kurz gesagt: Langweilig wird es nie.
Im letzten Jahr meines Studiums der Umweltwissenschaften kam ich für ein Praktikum zu MPS. Das Praktikum gefiel beiden Seiten so gut, dass ich anschließend bleiben konnte. Das fühlte sich wie ein ganz natürlicher Schritt an, weil ich mich hier sofort wohlfühlte und die Möglichkeit bekam, mich weiterzuentwickeln.Meine Arbeit ist sehr abwechslungsreich. Ich arbeite an verschiedenen Projekten und Produkten, führe Untersuchungen und Analysen durch und denke über praktische Lösungen mit. Außerdem betreue ich verschiedene Systeme, unterstütze Kunden bei komplexen fachlichen Fragen und arbeite mit externen Partnern zusammen. Gerade diese Kombination macht meine Arbeit interessant und sorgt dafür, dass keine Woche wie die andere ist.
Über einen Freund, der im Schülerteam von MPS arbeitete, kam ich zu MPS. Während meines Studiums der Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing und Vertrieb arbeitete ich weiterhin hier und am Ende meines Studiums, im Jahr 2004, fragte mich MPS, ob ich fest angestellt werden möchte. Das erschien mir eine gute Chance und inzwischen sind mehr als zwanzig Jahre vergangen.Kein Tag ist wie der andere, und genau das macht meine Arbeit so interessant. Einen großen Teil meiner Woche verbringe ich mit Projektbesprechungen und damit, Wünsche aus der Organisation in praktische Lösungen zu übersetzen. Ein fester Termin ist der Donnerstagnachmittag, den ich gemeinsam mit einem Kollegen dafür reserviere, MPS jede Woche um 1 % besser zu machen. Wir experimentieren zum Beispiel mit KI, entwickeln Prototypen, verbessern Prozesse oder arbeiten neue Ideen aus. Das Ziel ist immer, intelligenter zu arbeiten und mehr Mehrwert für Kollegen, Kunden und die Organisation zu schaffen.