Auditen op afstand: het is dé manier om audits te blijven doen tijdens de coronacrisis. Hierdoor konden bedrijven gecertificeerd blijven en aan de marktvraag voldoen. Maar zal het in de toekomst ook de manier van werken veranderen? Robert Stock is freelance auditor bij MPS-ECAS voor onder meer de certificatieschema’s MPS-ABC, MPS-GAP, MPS-SQ, GRASP en Florimark TraceCert in verschillende landen. Hij voert al meer dan een jaar audits op afstand uit. “Het is een acceptabele oplossing voor een groot probleem en het opent nieuwe mogelijkheden.”
Robert Stock, freelance auditor bij MPS-ECAS.
Een audit op afstand wordt off-site uitgevoerd, zonder dat de inhoud afwijkt van een traditionele on-site audit. In veel gevallen blijkt het een prima alternatief. Stock legt uit: “Ik ben nog geen grote nadelen tegengekomen bij auditen op afstand voor certificaten als MPS-ABC en Florimark TraceCert, omdat bij deze audits het zwaartepunt ligt op het controleren van documenten, wat ik niet per se ter plaatse hoef te doen. Natuurlijk heb je wel eens tegenslagen, zoals een defecte internetverbinding. Zeker als ik een digitale ronde over het bedrijf doe, is dat lastig.”
Voors en tegens
Reizen tussen landen is vaak een grote uitdaging, daarom voert Stock alle audits nog steeds uit op afstand. “Natuurlijk heeft auditing op afstand voor- en nadelen. Ik heb gemerkt dat het voor mij vaak makkelijker is om juridische zaken vanuit huis te controleren dan op locatie, omdat ik thuis altijd een goede internetverbinding heb en ik informatie kan checken met bijvoorbeeld de officiële websites van de autoriteiten van het land”, legt Stock uit. “En nog een voordeel: de klant is nu op zoek naar wat documenten, dus ik heb tussendoor tijd om jouw vragen te beantwoorden.”
Voordat Stock begon met audits op afstand, was hij meer dan de helft van de tijd op reis. Hij miste belangrijke dingen, zoals verschillende gebeurtenissen van zijn kinderen op school en privé, bruiloften en verjaardagen. “Door audits vanachter mijn computer uit te voeren, kan ik meer tijd doorbrengen met mijn driejarige dochter, elfjarige zoon en mijn vrouw”, zegt Stock. “Maar ik mis ook de audit op locatie en vooral het persoonlijke contact met klanten.”
Toekomstige kansen
Sommige dingen waren een jaar geleden nog niet digitaal te doen, terwijl het nu normaal is geworden. Volgens Stock kunnen audits op afstand en op locatie elkaar goed aanvullen. “Door bijvoorbeeld alle documenten vooraf voor MPS-ABC door te nemen, kan er tijdens de audit ter plaatse meer tijd worden besteed aan het observeren van de interpretatie van de normen door de klant in het licht van duurzaamheidsinspanningen. Dat kan door met medewerkers in gesprek te gaan en door te kijken hoe zij de theoretische eisen in de praktijk implementeren.”
Voor sommige certificatieschema’s is het moeilijk om ze op afstand uit te voeren. Voor bijvoorbeeld MPS-SQ en GRASP doet Stock interviews met medewerkers. Via een videoscherm is dat veel moeilijker. “Vooral in Afrika blijkt dat best ingewikkeld, vanwege de culturele en taalbarrière. Op locatie is het interviewen al lastig, laat staan hoe lastig het digitaal is”, zegt Stock. “Daarnaast heb ik weinig kans om via videobellen een relatie met de geïnterviewde op te bouwen. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van de antwoorden.”
En wat vinden klanten van auditen op afstand? “In het begin waren klanten sceptisch en vonden ze het lastig dat steeds meer dingen digitaal gingen. Maar de meesten zijn nu op hun gemak met hoe het nu gaat. Een jaar geleden klaagden sommigen nog over het digitaal aanleveren van documenten, terwijl ze mij nu dagen van tevoren vragen waar ze alles naartoe kunnen sturen”, vertelt Stock. “Uiteindelijk zeggen wel bijna alle klanten, wanneer ik ze vraag wat hun voorkeur is, dat ze hopen dat ik de volgende audit op locatie uitvoer. Ik denk dat dit komt omdat producenten vaak trots zijn op hun inspanningen en dat het voor hun gevoel waardevoller is om in het echt te worden beoordeeld.”
