De sierteeltsector wordt ongekend hard getroffen door de coronacrisis. De MPS-groep leeft mee en doet er alles aan om gezamenlijk, met alle schakels in de keten, kwekers te blijven ondersteunen. Wij begrijpen dat het een zeer moeilijke situatie is en doen ons uiterste best om te zorgen dat u gecertificeerd blijft binnen de regels en voorwaarden die de schema-eigenaar stelt. Hieronder leest u op welke manier wij uw en onze bedrijfscontinuïteit waarborgen.
Om verdere verspreiding van het coronavirus te voorkomen, hebben wij een aantal maatregelen genomen rondom het auditen. Het is hierbij belangrijk het advies van het RIVM op te volgen.

Vanwege de gezondheidsrisico’s rondom het coronavirus en de afgekondigde maatregelen door de overheid, en voorwaarden van de schema-eigenaren, heeft MPS-ECAS besloten om de audits tot nader order op afstand uit te voeren. Het is mogelijk dat er een bedrijfsbezoek plaatsvindt op een later moment.

Wat houdt een audit op afstand in?
De auditor neemt telefonisch contact met u op om af te stemmen op welke manier de audit wordt uitgevoerd. Tijdens de audit worden documenten beoordeeld en vindt er waar mogelijk een rondgang door het bedrijf plaats via bijvoorbeeld Skype, FaceTime of WhatsApp.

Hoe wordt een audit op afstand uitgevoerd?
Om de audit zo soepel mogelijk te laten verlopen vragen wij van u het volgende:

  • Mocht u niet over Skype, FaceTime, WhatsApp of een vergelijkbaar programma beschikken, download dan een van deze programma’s dan op uw smartphone, tablet of computer. Beschikt u niet over een smartphone, tablet of computer, kijk dan of u een dergelijk apparaat van bijvoorbeeld een familielid of medewerker kunt gebruiken.
  • Zet formulieren en registraties gereed op uw computer zodat u deze kunt tonen aan de auditor.
  • De auditor zal u wellicht vragen om documenten naar hem/haar te e-mailen. Deze documenten worden beoordeeld door de auditor en vervolgens verwijderd. De documenten worden niet opgenomen in uw dossier. Indien dit wel noodzakelijk is, bespreekt de auditor dat met u. Wij volgen hierin de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  • Indien interviews met medewerkers onderdeel zijn van de audit dan vinden deze telefonisch of via bovengenoemde programma’s plaats.

Door middel van een audit op afstand zorgen wij ervoor dat uw certificaat geldig blijft of verlengd kan worden. Afhankelijk van de eisen van de schema-eigenaar kan de audit op afstand op een later moment worden aangevuld met een audit op het bedrijf. Dit kan een aangekondigde of onaangekondigde audit zijn.

Annulering van de audit
De regels voor het annuleren van audits blijven van kracht. Meldt u de audit minder dan tien werkdagen voor de auditdatum af, dan ontvangt u een factuur voor 75 procent van het auditbedrag. Bij een afmelding op de dag van de audit ontvangt u een factuur van 100 procent van het auditbedrag.
Indien een audit door u wordt geannuleerd en verzet, is het mogelijk dat een nieuwe audit niet voor de verloopdatum van uw certificaat kan worden uitgevoerd of dat er onvoldoende tijd ligt tussen de nieuwe auditdatum en de verloopdatum van het certificaat. Uw certificaat kan hierdoor verlopen.
MPS-ECAS is niet verantwoordelijk voor het feit dat uw bedrijf (tijdelijk) niet gecertificeerd is en voor de gevolgen die hieruit kunnen voortvloeien wanneer u zelf een audit annuleert.

Bezoek aan of vanuit MPS en MPS-ECAS in het algemeen
Niet alleen de auditoren komen niet meer langs op uw bedrijf, dit geldt ook voor andere afdelingen binnen onze organisatie. Tot nader order vinden er geen bezoeken plaats vanuit MPS en MPS-ECAS aan andere organisaties en ontvangen wij geen bezoekers op ons kantoor. We zullen proberen de reeds gemaakte afspraken door te laten gaan via Skype of telefonisch, maar wanneer dit niet mogelijk is zijn we helaas genoodzaakt de afspraak uit te stellen.

Tot slot hopen wij dat uw bedrijfsactiviteiten niet al te erg lijden onder de huidige omstandigheden en wensen wij u de komende tijd veel sterkte.